Grip op mijn werk in het onderwijs

02021-06-12 by Jochem Kossen in articles

De situatie

Nadat ik mijn studenten instructie heb gegeven loop ik mijn rondje langs de werkgroepen. Ik zie bij één groep dat een groepslid een tikkeltje bleek ziet en weinig vrolijks uitstraalt. Bliep zegt mijn telefoon. Een mail van een vader. Voogdij ligt bij moeder, maar vader wil graag informatie over de voortgang van zijn kind. Kan dat? Bij twee groepen aan de andere kant gaan vingers omhoog. De ene groep heeft per ongeluk het werk van vandaag weggegooid. De andere groep kan geen ideeën bedenken voor de vrije opdracht die ze gekregen hebben.

In de pauze komt een collega naar me toe met een heel goed idee om studenten zelf hun voortgang in de gaten te laten houden. Of we dat tussendoor even kunnen bespreken en oh ja, volgende week dinsdagavond is het open dag. Of ik dat kan aansturen want zij heeft dan al iets anders.

Volgende week heb ik mijn functioneringsgesprek. Ik moet nog 360graden feedback formulieren prepareren en opsturen. Ik heb nog drie coachstudenten waar ik op dit moment geen goed beeld van heb. Ik wil ze dringend spreken. Eén van mijn studenten uit een eerder jaar zou klaar moeten zijn met zijn stage maar ik heb niks gehoord van hem of van het bedrijf.

Met het team zijn we druk bezig plannen voor komend jaar te maken. Hoe kunnen we onze manier van werken verbeteren? Wat kunnen we doen aan de alsmaar oplopende werkdruk? Hoe ziet de formatie voor komende jaar eruit? Mijn brein draait op volle toeren, dit vind ik leuk: bedenken hoe we dingen beter kunnen doen. Bliep. Bliep. De resultaten van de studentenquêtes komen binnen. Daar zitten altijd aandachtspunten tussen die we mee moeten nemen.

Aan het eind van de middag staat een MDO gepland: een multidisciplinair overleg met student, coach, onze in-house psycholoog, de ouders en de externe begeleider van de student. Ik moet me nog inlezen.

Binnen ons vakteam loopt een discussie over de toekomst van de opleiding. Nu ligt onze focus bij Laravel en PHP in het curriculum. Veel stagebedrijven gebruiken dat nu eenmaal. Maar waar gaat het naar toe met software development? Veel studenten willen liever met .Net programmeren. Webprogrammeren raakt uit de mode. Gaan we meer naar Smart devices? Zijn er veranderingen aan het curriculum nodig? Is nu het moment?

Bliep. De gegevens van een student die zich heeft aangemeld voor onze opleiding. Morgen heb ik een intakegesprek met hem. Aansluiten aan het Criterium Gericht Interview van een examenkandidaat waarvan we het werk net hebben nagekeken. Op mijn rooster staat dat ik dan les in Scrum geef aan een klas, maar gelukkig kon mijn collega dat overnemen.

Klop klop. “Jochem, kunnen we even praten?” Een student die moeite heeft alles op een rijtje te houden, teveel prikkels. Dat kunnen we het beste tijdens een wandeling buiten oplossen.

De diversiteit van mijn werk maakt het voor mij leuk. En werk in het onderwijs geeft me veel voldoening. Ik help mensen zich voor te bereiden op hun toekomst en op eigen benen te staan. Maar er gebeurt veel op een dag. En diezelfde diversiteit ervoor dat je als docent regelmatig moet context switchen wat niet bevorderlijk is om ergens je volle aandacht aan te geven. Die volle aandacht is noodzakelijk bij een groot deel van ons werk.

Systematiseren

Ik beschouw mezelf als redelijk gestructureerd. Toch merkte ik dat ik af en toe wel eens een e-mail miste of dat taken te lang in mijn todo lijst bleven hangen. Die irritatie triggerde me om te onderzoeken of ik mijn werkproces iets meer kon systematiseren. Oké, ik vind het ook gewoon leuk om dit soort dingen uit te denken.

Er zijn talloze boeken en artikelen geschreven die je van alles wijs maken over hoe je in welke situatie dan ook productief kunt werken. Veel beloven ultieme productiviteit en efficiëntie. Maar dat is mijn doel niet.

Ik wil controle houden over mijn werk en mijn volle aandacht geven aan de verscheidenheid aan taken waar ik mee te maken heb. Daarnaast wil ik aan het eind van de dag met nog wat energie over en tevreden naar huis te gaan.

Veel van de informatie in de genoemde boeken en artikelen komt overeen:

Verplaats informatie uit je hoofd naar een systeem. De vrijgekomen capaciteit kun je gebruiken om beter te kunnen denken en werken.
Zo weinig mogelijk multi-tasken. Zorg dat je zo min mogelijk dingen tegelijk doet en dat je ook in je hoofd met zo min mogelijk zaken tegelijk bezig bent.

Je verlaagt hiermee je cognitieve belasting. Je krijgt meer ruimte in je hoofd om beter na te denken en je werk beter (en fijner) uit te voeren. Het zorgt voor focus. Veel aandacht wordt besteed aan het verminderen van afleiding (denk notificaties, collega’s die storen, enz.).

Bij veel informatie denk ik: logisch toch? Was daar nu een boek voor nodig? Toch haal ik er zelf altijd wel bruikbare tips en werkwijzen uit.

In het verleden heb ik al eens het vermaarde Getting Things Done van David Allen gelezen. En Stephen Covey’s The 7 Habits of Highly Effective People. Recenter besloot ik het boek Grip van Rick Pastoor erbij te pakken. Toen hij het boek schreef was Rick nog “Head of Product” bij Blendle. Rick heeft zijn eigen systeem ontwikkeld waarmee hij grip op zijn werk en leven heeft gekregen. Hij baseert zich veelvuldig op ideeën uit andere boeken en artikelen waaronder de eerder genoemde GTD en The 7 Habits.

Rick beschrijft in klare taal een bijna kant-en-klaar systeem dat je kunt gebruiken voor de meeste vormen van kantoorwerk. Ook gaat hij in op het najagen van de doelen die je hebt en waar je naar toe wilt groeien. Het is een redelijk simpel systeem dat niet in de weg gaat zitten of dat je makkelijk laat vallen omdat het te ingewikkeld is. Kortom, niet slecht.

Veel ideeën die ik hier beschrijf heb ik dan ook uit zijn boek gehaald.

Wekelijkse retrospective

Bij de agile werkmethodiek Scrum wordt elke Sprint (meestal één of twee weken) een Sprint Retrospective gehouden. Een moment waar je met het team terugblikt en bekijkt wat er bereikt is, wat goed ging en wat niet goed ging. Op basis daarvan wordt het proces voor de volgende Sprint bijgestuurd zodat het proces steeds verder wordt geperfectioneerd.

Voor mij is dit het beginpunt van het proces. Heb ik aan mijn persoonlijke doelen gewerkt? Zijn er dingen gebeurt die niet goed gingen? Ben ik op vervelende momenten gestoord door collega’s of stond er ergens toch nog een melding van een app aan? Heb ik taken verkeerd aangepakt? Op basis hiervan stuur ik mijn proces bij. Hiervoor blokkeer ik een gedeelte in mijn agenda aan het eind van mijn werkweek.

Alles in de agenda

Over de agenda gesproken, dat is de hoofdtool om alles te regelen en overzicht te houden. Een agenda maakt tijd en bijbehorende invulling zichtbaar. De verschillende visuele blokken in mijn agenda laten me handig zien waar op welk moment mijn focus moet liggen.

Ik plan zoveel mogelijk in in mijn agenda en probeer me hier zo goed mogelijk aan te houden. Ik heb mijn vaste lesrooster en daaromheen plan ik blokken om de verschillende zaken af te handelen. Bijvoorbeeld elke dag een blok in om mijn “inboxes” na te lopen (E-mail en Teams chats). Ik houd ook een aantal blokken vrij voor onverwachte / ad-hoc zaken die binnenkomen.

Een takenlijst

Werk dat ik moet uitvoeren maar dat (nog) niet in mijn agenda kan zet ik in mijn takenlijst. Hiervoor gebruik ik Microsoft To Do bij gebrek aan beter. Het is geen ideale tool maar de enige die voldoet aan een belangrijke eis: informatie over mijn werk en studenten kan gevoelig zijn en mag alleen binnen de kantooromgeving van mijn werkgever worden opgeslagen en gebruikt. Geen fancy tools als Todoist of TickTick dus.

Nu en dan neig ik naar een nog simpeler systeem: een (plaintext) tekstbestand op onze beveiligde omgeving met daarin mijn taken waarin ik per dag bijhoud wat ik oppak. Dit wordt dan automatisch ook een What-done lijst waardoor je makkelijk terug kunt kijken. Een uitgebreidere beschrijving hiervan kun je bijvoorbeeld lezen in Jeff Huang’s artikel My productivity app for the past 12 years has been a single .txt file.

In een tekstbestand kun je heel makkelijk notities maken bij wat er op dat moment gepland staat. Ideaal om een soort logboek bij te houden. Waarom ik dit niet doe? Omdat ik op een simpele manier taken wil kunnen toevoegen op mijn telefoon. Dat is op dit moment handiger met specifieke To Do apps.

De titel van elke taak die ik maak begint met A, B, C, D of W afhankelijk van de prioriteit die overeenkomt met de Eisenhower Matrix (A => Kwadrant 1, B => Kwadrant 2, enz.). De W staat voor “Waiting”: soms wil ik onthouden dat ik ergens op wacht. Eigenlijk is B het belangrijkste kwadrant. Dat is waar je werkt aan lange termijnzaken, persoonlijke doelen en groei. A is voornamelijk voor belangrijke onvoorziene ad-hoc taken die zo snel mogelijk moeten gebeuren. Ik kijk heel kritisch naar een taak of het echt A is of eigenlijk een C.

Notities

Bij veel van mijn taken is het handig notities te maken. Bij sommige (coachgesprekken met studenten) is het verplicht. Hiervoor gebruik ik OneNote. Mede vanwege voorschriften omtrent gevoelige gegevens, maar OneNote is ook erg handig met notities. De zoekfunctie is goed, synchronisatie werkt goed en je kunt er allerlei andere media als YouTube video’s, foto’s en links in kwijt. Daarnaast kun je secties beveiligen met wachtwoorden. Ik heb bijvoorbeeld in mijn coach-notitieblok een sectie per student die is afgeschermd met een wachtwoord. Staat een pagina te lang open zonder activiteit, dan wordt deze ook automatisch afgesloten.

Alle meldingen uit

Elke melding zorgt ervoor dat je afgeleid wordt van waar je op dat moment mee bezig bent. Berichten lees ik in het gereserveerde blok voor “inboxes” in mijn agenda. Dit zorgt er onder meer voor dat ik tijdens gesprekken niet gestoord wordt door e-mails en mijn volle aandacht aan het gesprek kan geven

Wat ik doe in het blok “Inboxes”

E-mail, chats vanuit Teams en andere binnenkomende berichten handel ik ongeveer af zoals beschreven in Grip. Ik kijk eerst in mijn mailboxen. Is een mail binnen 2 minuten af te handelen? Dan doe ik dat. Heeft een mail een deadline? Dan plan ik het werk daarvoor ruim vóór de deadline in in mijn agenda. Voor mail waarop ik actie moet ondernemen die niet urgent is en geen deadline heeft maak ik een taak aan in mijn takenlijst. Mail waar geen actie voor hoeft te worden ondernomen archiveer ik. In mijn Inbox staan alleen mails waar ik nog iets mee moet doen en mails die ik nog niet beoordeeld heb.

Na de mailboxen doe ik hetzelfde voor de Teams chats en eventuele andere inboxen.

Tot slot loop ik de complete lijst van open taken na om te zien wat ik in kan plannen of welke taken bijgeschaafd moeten worden en om mezelf eraan te helpen herinneren wat er op dit moment speelt.

To Do tijd

In mijn agenda reserveer ik ook een blok voor “To Do”. In dit blok pak ik mijn takenlijst erbij en werk aan de taken die daarop staan.

Meetings en gesprekken

Zoveel mogelijk gesprekken en meetings plan ik in mijn agenda. Daarnaast blokkeer ik een kwartier vóór de meeting om voor te bereiden (voorgaande notities doorlezen) en een kwartier erná om acties die uit de meeting volgen aan mijn agenda en/of takenlijst toe te voegen en om het Attention Residue (“Aandachtsrestant”?) te minimaliseren.

Notities tijdens gesprekken

Voor notities tijdens gesprekken heb ik een notitieblok “werk - persoonlijk”. Hierin maak ik per gesprek of meeting een pagina aan waarin ik mijn notities bijhoud. In de titel verwerk ik altijd de datum en tijd in de vorm: 2021-06-23 15:30. Dit is de handigste datumnotatie om pagina’s te sorteren. Tijdens meetings ontstaan vaak ook taken. Ik plan aan het eind van een meeting tijd in om deze acties aan mijn takenlijst of agenda toe te voegen. Dan is de informatie nog vers.