organisatie

Maak je (team)werk zichtbaar

Ik denk dat veel problemen op de werkvloer worden veroorzaakt door een gebrek aan zichtbaarheid.
. Laatste update .
Maak je werk zichtbaar
Maak je werk zichtbaar

Als je dit artikel leest neem ik aan dat je nieuwsgierig bent naar manieren om je werk handiger aan te pakken. Misschien heb je het te druk of ben je het overzicht kwijt van al het werk dat moet gebeuren. Misschien is het moeilijk een goede inschatting aan opdrachtgevers te geven van wanneer hun opdracht klaar kan zijn. Of is het moeilijk om gemaakte afspraken na te komen. Geldt dit alleen voor jou, of ook voor de rest van het team?

Probeer onderstaande vragen eens te beantwoorden.

  • Waar ben jij mee bezig?

  • Waar is de rest van het team mee bezig?

  • Wat als een ander teamlid een deel van jouw taken moet overnemen?

  • Weten teamleden van elkaar wie waarmee bezig is?

  • Waar is je teamleider zoal mee bezig?

  • Hoe zien het management, de teamleider en andere afdelingen waar jullie mee bezig zijn?

Als je geen goed antwoord op bovenstaande vragen hebt denk ik dat een groot deel van de problemen ligt in de onzichtbaarheid van het werk dat jij en je collega’s doen.

Inhoud

Maak je werk zichtbaar

Hoe kun je inschatten hoe druk je collega’s het hebben als hun werk onzichtbaar is? Hoe kan een manager werk managen als hij het werk niet kan zien? Hoe weet die andere afdeling dat jullie het druk hebben als niemand ergens kan zien wat er op jullie bord ligt?

Als voor iedereen duidelijk is wat er speelt, waar iedereen mee bezig is, wat de prioriteiten zijn en waar het werk op vastloopt wordt het makkelijker om bezig te gaan met de juiste taken, het wordt makkelijker om een collega te hulp te schieten en het wordt makkelijker om bij het management aan te tonen hoe druk het op de werkvloer is.

Als er een plek is waar alle taken inzichtelijk zijn kunnen part-timers die misschien niet bij alle meetings kunnen zijn wel op de hoogte kunnen blijven van wat er gebeurt en waar de prioriteiten liggen.

Daarnaast kun je binnenkomende verzoeken of taken makkelijker prioriteren omdat je ze kunt vergelijken met de al zichtbare taken. Is het belangrijker om vandaag de voorbereiding van de open avond die vanavond is af te ronden of is het belangrijker om de begroting van het team af te ronden die het management volgende week woensdag nodig heeft?

Als je je in bovenstaande kunt vinden, stel dan vast dat een belangrijk doel voor nu het zichtbaar maken van je werk is.

Eén workflow voor het hele team

Er zijn verschillende manieren om werk zichtbaar te maken. Als iedereen dat op zijn eigen manier doet weet nog niemand waar hij moet kijken om te zien hoe de zaken ervoor staan. Het wordt nog lastiger als meerdere mensen aan dezelfde taak werken. Zoek dus naar één manier die voor het hele team werkbaar is. Streef hierbij niet naar perfectie maar naar werkbaar.

Zorg dat dit plan van het team is. Er moet door het hele team worden besloten dat dit de manier van werken gaat zijn. Elk teamlid spreekt uit te gaan werken volgens het plan. Zonder draagvlak vervallen mensen snel in hun oude routines.

Begin met werk op te delen in taken. Een taak bestaat uit een verzoek en succescriteria (waaraan voldoet de taak om afgerond te zijn?). Naar mate werk aan een taak vordert “stroomt” (in het engels: flow van workflow) de taak naar een steeds verder stadium totdat de taak afgerond is. Elke taak krijgt een status om aan te geven in welk stadium een taak zich bevindt.

Taken schuiven van de ene status naar de volgende

Hoe de workflow bij jouw team eruit moet zien is afhankelijk van de manier waarop jullie werken. Ik doe hierbij een voorstel waarvan ik denk dat het in veel situaties werkt.

  1. Allereerst komt er een verzoek binnen. Vanuit dat verzoek wordt bepaald wat er gedaan moet worden.
  2. Hieruit ontstaat een taak die opgepakt kan worden.
  3. Een teamlid pakt de taak op en verschuift de taak naar de status “wordt uitgevoerd”.
  4. Wanneer het teamlid vindt dat de taak voltooid is schuift hij de taak naar “Valideer”.
  5. Een ander teamlid pakt de taak op, controleert of deze aan de gestelde succescriteria voldoet en schuift de taak naar “Voltooid”.

Om makkelijker zichtbaar te maken welke status een taak heeft kun je elke status zijn eigen kleur geven. Een taak kleurt bijvoorbeeld oranje als hij wordt uitgevoerd. Voor één taak is het nu goed zichtbaar wat de status is. Heb je meerdere taken en zet je ze onder elkaar, dan zou je dit als volgt visueel kunnen weergeven:

Om de flow van de taak zichtbaar te maken schuift elke taak horizontaal naar de volgende status zodra die bereikt is. In dit overzicht is de eerste taak voltooid, de tweede wordt uitgevoerd, de derde is nog niet aan begonnen en de laatste wordt uitgevoerd.

Je ziet dat er automatisch kolommen ontstaan die de bijbehorende status aangeven. Zou het niet makkelijker zijn een gekleurde kolom per status te maken en de taken aan de hand van hun status horizontaal tussen deze kolommen te verschuiven?

Mocht je hierin een Kanbanbord zien dan heb je het niet mis.

Taken in de kolom “Te doen” zijn geordend op prioriteit. Taken die het eerst opgepakt moeten worden staan bovenaan.

Op deze manier wordt het werk dat door iedereen verzet wordt ineens zichtbaar. Het is wel van belang dat de informatie op het bord actueel en kwalitatief is. Daar is een goed proces voor nodig. Daarom volgen hier nog een paar suggesties.

Stel een stuurgroep in

Het beheer van het takenbord en de workflow wordt door een kleine groep teamleden gedaan die tezamen een redelijke afspiegeling van het team vormen. Dit noem ik de stuurgroep. Werk je met verschillende disciplines zorg dan dat elk discipline vertegenwoordigd is. Het is van belang dat de stuurgroep en het werkproces draagvlak hebben bij het hele team. Als er een teamleider of manager is maakt deze deel uit van deze groep. Daarnaast neemt iemand de rol van procescoach op zich. Deze persoon houdt in de gaten of de stuurgroep het proces goed volgt.

De stuurgroep is er onder meer om de flow in de gaten te houden: schuiven taken voldoende van links naar rechts? Zijn er ergens opstoppingen? Waar komen die door? Hoe kunnen belemmeringen weggenomen worden? Kan een enorm grote taak bijvoorbeeld opgedeeld worden in behapbare stappen die mogelijk door meer mensen opgepakt kunnen worden?

Daarnaast beoordeelt de stuurgroep binnenkomende verzoeken, categoriseert ze en bepaalt de prioriteit. Zo nodig in overleg met de opdrachtgever. Wil de opdrachtgever dat zijn begroting morgen af is zodat hij hem kan lezen vóór zijn vergadering van volgende week? Bepaal samen met de opdrachtgever dan of het echt belangrijker is dat de begroting klaar is dan dat de presentatie van de open dag die morgen plaatsvindt.

Is een taak erg groot? Deel hem op als dat mogelijk is. Denk in een orde van maximaal een paar dagen per taak. Voor een continue flow van taken is het handig als taken ongeveer even groot zijn. Daarnaast is het dan makkelijker om in te schatten wanneer een nieuwe taak klaar kan zijn. Dit is echter niet met alle taken te bereiken.

De stuurgroep komt wekelijks bij elkaar om het bord bij te werken en het proces bij te sturen. Prioriteiten kunnen veranderen, taken kunnen irrelevant worden, nieuwe verzoeken worden geïnventariseerd.

De stuurgroep signaleert en bespreekt problemen. Dit kan bijvoorbeeld input zijn voor de tweewekelijkse review.

Ziet de stuurgroep dat de lijst met Verzoeken of Te doen teveel taken bevat? Dat kan een indicatie zijn dat het team de hoeveelheid werk niet aankan of dat het proces niet goed loopt. Een lege lijst is ook geen goed teken.

De teamleden

Taken worden niet toegewezen. En teamlid pakt uit zichzelf taken op van het bord.

Tijdens zijn werk houdt het teamlid op het bord bij met welke taak hij bezig is en wat de status hiervan is.

De kolom “In Uitvoering” mag niet teveel taken bevatten. Pak pas een nieuwe taak op als een andere taak is afgerond.

Is er een “Valideer” kolom, dan hebben taken in deze kolom voorrang boven “In Uitvoering”. Het doel is om werk echt af te krijgen.

Begin de dag met elkaar

Elke ochtend komen de teamleden die op die dag werken bij elkaar om de dag door te nemen in de standup meeting. Er wordt een ronde langs iedereen gedaan en er wordt een aantal zaken besproken:

  • zijn er onverwachte gebeurtenissen? (ziekte, afspraken, …)
  • wat is er gisteren bereikt?
  • waar ga je vandaag mee bezig?
  • waar loop je op vast?
    • als iemand vastloopt wordt er een afspraak gemaakt met andere leden die kunnen helpen om de belemmeringen weg te nemen.

Houd de standup kort. Maximaal rond de 15 minuten. Het is niet de bedoeling diep op zaken in te gaan. Is dat nodig, maak daar dan een afspraak buiten de standup.

Elke twee weken terug- en vooruitblikken

Met het hele team vindt elke twee weken een evaluatiemeeting (review) plaats. In deze meeting wordt besproken:

  • Wat is er bereikt?
  • Waar lopen we op vast?
  • Wat zijn de prioriteiten voor komende twee weken / Waar gaan we komende tijd mee bezig?
  • Zijn de taken duidelijk genoeg om op te pakken?
  • Zijn er belangrijke gebeurtenissen die eraan komen?
  • Zijn er zaken die buiten de review in kleiner comité besproken moeten worden?

Elke drie maanden het proces evalueren en bijsturen

Dit plan biedt een startpunt. Met elk plan is het van belang het aan te passen om zo goed mogelijk aan te sluiten bij het team en de omstandigheden van dat moment.

Daarom evalueert het hele team elke drie maanden het proces:

  • wat gaat goed?
  • wat gaat minder goed?
  • wat kunnen we bijstellen?

Lekker werken, niet zoveel mogelijk

Het takenbord voorziet niet in datums of deadlines. Als de flow redelijk continu is is het ook redelijk in te schatten wanneer een taak opgepakt kan worden en wanneer hij af kan zijn.

Het takenbord functioneert in zekere zin dus wel als een soort planning.

Een planning is er niet om zoveel werk in een zo kort mogelijke tijd te doen. Werknemers vinden het vaker belangrijk om prettig te werken en een kwaliteit leveren waar ze achter staan. Een planning is er om te zorgen dat het werk en de werknemers op een fijne manier kunnen werken en overzicht houden. Als het werk in een lekkere flow zit, zit de werknemer dat vaak ook.

Focus: Eén taak tegelijk

De kwaliteit en de hoeveelheid werk die je doet gaat omhoog als je minder hoeft te schakelen tussen taken (minder context switching). Daarbij is het overzichtelijker om bij te houden waar je mee bezig bent.

Overweeg om een limiet in te stellen op het aantal taken onder “wordt uitgevoerd” op basis van het aantal teamleden.

Kanban

Mocht je denken: Jochem, dit klinkt allemaal wel logisch hoor. Maar eigenlijk beschrijf je hierboven toch gewoon Kanban?

Klopt. Ik ben een groot fan van Kanban. Ik hoop dat je inziet waarom deze methode zo goed past bij vele vormen van werk.

Geen Scrum?

Nee, geen Scrum. Daarop kom ik terug in een volgend artikel.

Valkuilen

  • Het takenbord is makkelijk te gebruiken. Maar ook makkelijk niet te gebruiken. Het is heerlijk comfortabel om je eigen gang te gaan en te werken volgens eigen routines. Houd elkaar en het proces in de gaten. Jullie hebben samen immers een manier van werken afgesproken.

  • “Ik werk drie maanden aan één doel”. Hoe past dat op het bord? Afhankelijk van het werk kan het opgedeeld worden in kleinere taken. Denk aan deelproducten. Maar ook werken met terugkerende taken is goed mogelijk. Zorg alleen dat je werk zichtbaar is en dat iedereen ervan op de hoogte is.

  • Als het plan een tijdje in werking gesteld is verliest het vaak de aandacht en vervallen mensen in hun oude routines nog voordat de nieuwe manier van werken hun gewoonte is geworden.

  • Het is makkelijk kritiek te leveren op een (deel van) een plan als er iets niet verloopt zoals verwacht. Het is ook makkelijk een afgesproken plan los te laten en allemaal je eigen gang te gaan. Het is moeilijker om te bedenken waarom iets misgaat en wat er verbeterd kan worden.

  • Het is ook moeilijk om te accepteren dat geen enkel plan altijd perfect zal werken. Een plan dat overal een oplossing voor heeft en het beste voor iedereen werkt bestaat niet. Beschouw daarom elk plan als een startpunt en bouw mogelijkheden en momenten in om verbeteringen door te voeren.